COMPONENTES DE MICROSOFT OFFICE
Access es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etc. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc.) y manejarlos por medio de las consultas e informes.
La definición propia de Access es que es una base de datos, pero definir en toda su amplitud el concepto de base de datos es complicado, así que voy a intentar simplificarlo con los siguientes ejemplos:
- El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de datos para poder buscar fácilmente un libro.
- Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en una base de datos y con un par de clic de ratón buscar la que necesitemos.
- El seguimiento de averías de nuestros vehículos se pueden guardar en una base de datos para poder analizar a golpe de ratón y en segundos los costes de las mismas, la rentabilidad del vehículo, etc.
- La gestión de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de datos, ingresos, gastos, recibos, préstamos, todo bien organizado y que nos permita de forma cómoda introducir los datos y con un golpe de ratón visualizar informes de nuestras cuentas.
- En mi empresa, el control del almacén podemos llevarlo con una base de datos, entradas, salidas, stock, albaranes, facturas, todo ello desde una sola base de datos.
- En mi empresa, la gestión de una campaña de marketing podemos dirigirla y analizarla con una base de datos donde introducir toda la información, gastos, contrataciones, impresos, anuncios, costes, relevancia, resultados, etc.
- Un centro de estudios puede gestionar los alumnos, profesores, aulas, cursos, exámenes, evaluaciones, matriculaciones, recursos, eventos, nóminas, etc., todo ello desde una base de datos.
2. Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la suite de oficina Microsoft Office.Es una aplicación utilizada en tareas financieras y contables, con fórmulas, gráficos y un lenguaje de programación.
Excel es un programa computacional que es conocido como hoja de cálculo. Las hojas de cálculo fueron desarrolladas desde la década de 1960 para simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo contable.
La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada por filas y por columnas. De esta manera se forman pequeños recuadros que conocemos como celdas donde cada una de ellas tendrá una dirección única que estará conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es decir, la dirección será una letra (columna) y un número (fila). Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la dirección A1.
En cada una de las celdas podemos ingresar datos numéricos y alfanuméricos. Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato como un número, o como un texto, es que si introducimos un dato de tipo texto se alineará a la izquierda de la celda mientras que los datos numéricos se alinearán a la derecha.
Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:
1. Hojas de calculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de trabajo.
2. Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel esta compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene aproximadamente 65.000 líneas y 256 columnas ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente.
3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado.
4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.
5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.
6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.
3. Microsoft Word, es la denominación de un procesador de texto: es decir, de un software que permite al usuario la creación y edición de documentos de texto en un ordenador o computadora. Word forma parte de Microsoft Office, un paquete de programas que permite la realización de actividades ofimáticas (las tareas que suelen llevarse a cabo en una oficina).
En sus orígenes, Word funcionaba con el sistema operativo DOS. La primera versión, creada por los programadores Richard Brodie y Charles Simonyi, salió a la venta en 1983. El éxito de este procesador de texto, de todos modos, recién llegó en la década de 1990, cuando el software desembarcó en el sistema operativo Windows.
Debido al vínculo estrecho que se forjó entre Word y Windows, el software cambió la denominación de sus siguientes versiones. Le permite al usuario escribir textos, monografías, artículos de una manera ordenada, entre otros. Se puede elegir el formato de letra (según el estilo de lo que quiero hacer) resaltando en negrita y/o cursiva y en cierto tamaño mediante comandos o íconos visibles. A su vez, Word permite que se configure el tamaño de la hoja y la disposición de la misma, ya sea vertical u horizontal.
Entre las principales razones que vienen a explicar el éxito de ese software podemos destacar las siguientes:
-La edición del texto es realmente sencilla y se puede acometer recurriendo al empleo de una larga lista de recursos.
-Su apariencia y uso es muy fácil, con conocimientos básicos se puede emplear sin problema.
-Da la posibilidad de poder visualizar el resultado final del trabajo antes de ser impreso.
-Cuenta con herramientas muy útiles a la hora de obtener un resultado estupendo. Nos referimos tanto al corrector ortográfico como a los distintos estilos y formatos.
-Se pueden emplear atajos de teclado, con combinación de teclas, que consiguen que el trabajo sea mucho más rápido.
4. Microsoft InfoPath es una aplicación usada para desarrollar formularios de entrada de datos basados en XML. Su primera publicación, InfoPath 2003, fue como parte de Microsoft Office 2003, después en julio del 2004 se publicó InfoPath 2003 Service Pack 1. La última publicación, Infopath 2013, fue lanzada dentro del conjunto de programas Microsoft Office 2013. Inicialmente se le dio el nombre "Xdocs". La principal característica de Infopath es la habilidad de poder crear y ver documentos XML con soporte para XML Schema. Infopath puede conectarse a sistemas externos usando servicios web XML a través de MSXML y el SOAP Toolkit, back-end y sistemas middle-tier pudiendo configurar la comunicación usando estándares de servicios web como SOAP, UDDI y WSDL.
En enero de 2014, Microsoft anunció que InfoPath será descontinuado y no se seguirán lanzando versiones futuras, por lo que tampoco se seguirá incluyendo en la suite ofimática Microsoft Office. Sin embargo, su última versión, InfoPath 2013, sigue con soporte hasta Abril de 2023.
La principal potencia de InfoPath es que al mismo tiempo que el usuario va definiendo de manera visual el formulario, por detrás se está generando una estructura xml que define la misma, incluyendo sus restricciones. Es decir, se está creando un schema que define la visualización y limita el tipo de dato que puede permanecer almacenado en cada uno de los campos que trabajamos.
A partir de esta estructura de plantilla pueden crearse ficheros con la información complementada al rellenar el formulario y que respetarán 100% las limitaciones de lógica que este mismo provee.
Las nuevas características introducidas en InfoPath 2010 e InfoPath Forms Services hacen más fácil crear aplicaciones potentes de SharePoint con rapidez, como, por ejemplo:
- Personalizar los formularios utilizados para crear, ver y editar elementos de lista de SharePoint
- Crear aplicaciones de flujo de trabajo junto con SharePoint Designer 2010
- El elemento web del formulario de InfoPath, que permite crear potentes elementos web sin escribir código y conectarlos con otros elementos web para crear combinaciones de datos.
6. Microsoft OneNote es un programa con licencia freeware desarrollado por Microsoft que funciona como una agenda de notas electrónica con las posibilidades clásicas de un bloc de papel aplicadas a un moderno software; Microsoft OneNote te permite, por ejemplo, facilitar cualquier tipo de toma de notas, la recopilación de información, y la colaboración multiusuario.
Está diseñado para recoger, organizar y compartir materiales sin diseño, por lo general para proyectos, mientras que los procesadores de texto y wikis suelen dirigirse a la publicación de contenido. La diferencia se muestra en algunas funciones y características (por ejemplo, las páginas pueden ser tan grandes como uno desee, las imágenes de mapa de bits se pueden insertar sin pérdida de calidad, no permite la aplicación de un diseño de página uniforme, etc.). El formato de archivo de OneNote (one) es propietario.
Una de las innovaciones de OneNote es la integración de funciones de búsqueda e indexación dentro de los gráficos. OneNote puede buscar dentro del texto incrustado en imágenes (capturas de pantalla, documentos escaneados, o fotografías). También puede buscar texto en las anotaciones manuscritas. Se puede buscar incluso dentro de una grabación de audio.
Su capacidad multi-usuario permite editar una nota sin conexión y sincronizarla posteriormente. Esto la convierte en una herramienta adecuada para los grupos cuyos miembros no siempre están en línea. OneNote se ha diseñado como una herramienta de colaboración y permite que más de una persona trabaje una página al mismo tiempo.
Aunque se diseñó originalmente para ser usada en una computadora táctil para tomar notas manuscritas muchas personas la utilizan como una herramienta general para tomar notas en cualquier situación. Es muy utilizada en el campo de la educación para tomar apuntes en clase.
7. Outlook es un programa que funciona bajo la plataforma de Windows y ha sido desarrollado por la compañía Microsoft para dar soporte a gente que necesitaba un gestor de correo electrónico. La función de este programa es recibir y mandar correos electrónicos así como la de almacenar los mensajes recibidos y enviados. Además tiene otras funciones, pero en general, las descritas anteriormente son las funciones básicas. Ahora toda la gestión de correo electrónico a nivel de usuario básico, se hace con el navegador de Internet, sea este navegador Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opera o cualquiera de los muchos navegadores que existen en el mercado. Outlook forma parte del paquete de instalación de Microsoft office.
Uno de los puntos débiles de Outlook frente a su competencia en línea ha sido siempre su limitado grado de compatibilidad con las propiedades CSS y los atributos HTML.
La opción de pre visualizar los correos y la posibilidad de recibir mensajes multimedia (con sonidos, imágenes o clips de vídeo) siempre ocasionaron problemas de seguridad a Outlook Express
En los últimos tiempos, Microsoft decidió rebautizar a Hotmail bajo el nombre de Outlook, medida que acompañó con un cambio completo de aspecto y una agresiva campaña publicitaria que tiene como propósito evidenciar la invasión a la privacidad que sufren los usuarios de Gmail.
8. Power Point o PowerPoint es el nombre de uno de los programas más populares creados por Microsoft. Se trata de un software que permite realizar presentaciones a través de diapositivas.
El programa contempla la posibilidad de utilizar texto, imágenes, música y animaciones. De este modo, la creatividad del usuario resulta decisiva para que las presentaciones sean atractivas y consigan mantener la atención del receptor.
Sobre este programa tenemos que decir que viene a girar en torno a tres funciones fundamentales:
1.Un editor, que sirve no sólo para escribir texto sino también para darle el formato deseado (tamaño, tipografía, color, alineación…).
2.Un sistema que se encarga de poder insertar tanto fotografías como audios e incluso archivos de vídeo. Elementos todos estos que complementan y refuerzan el contenido textual.
3.Un sistema que procede a mostrar todo el contenido, sea del tipo que sea, de manera absolutamente continua.
Las presentaciones en Power Point también pueden compartirse a través de una computadora, sin necesidad de que se realice un acto público. Un joven puede crear una presentación para saludar a su padre por su cumpleaños y enviársela al homenajeado como un archivo adjunto a un correo electrónico. En estos casos, es probable que surjan problemas de compatibilidad si el receptor no tiene la misma versión de Power Point o que no pueda visualizar el archivo con la presentación si no tiene el programa instalado en su propia computadora.
9. Publisher : Se considera como un programa netamente para principiantes que se diferencia ciertamente del popular procesador de texto Word por que el Publisher especialmente hace hincapié en el diseño y la maquetacion de paginas antes que el proceso y la corrección de los textos tal como lo que ocurre con Word. También ayuda a crear boletines , folletos paginas web y prospecto atractivos y con calidad profesional.
Barra de titulo
Barra de menús
Ventana de trabajo
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10. Sharepoint workspace: Es una aplicación P2P descontinuada, dirigida a equipos con miembros que se encuentran por lo general off-line o que no comparten la misma seguridad de red. Ofrece tres tipos de áreas de trabajo, áreas de trabajo de SharePoint, Groove y carpetas compartidas.
Bibliotecas de documentos de SharePoint sincronizadas en esta área de trabajoListas de SharePoint sincronizadas en esta área de trabajo.Listas o bibliotecas no admitidas en un área de trabajo de SharePoint. Seproporciona un vínculo web para desplazarse a este contenido en el sitio de SharePoint.Contenido de la biblioteca de documentos seleccionada.
Bibliotecas de documentos de SharePoint sincronizadas en esta área de trabajoListas de SharePoint sincronizadas en esta área de trabajo.Listas o bibliotecas no admitidas en un área de trabajo de SharePoint. Seproporciona un vínculo web para desplazarse a este contenido en el sitio de SharePoint.Contenido de la biblioteca de documentos seleccionada.
11. Paint: Es un accesorio de Windows que permite realizar dibujos. A pesar de las sencillez de manejo y sus limitadas capacidades, que no es comparable a los programas profesionales de dibujo, ya que permite crear dibujos más vistosos y de gran calidad.
Herramientas
Selección de Forma Libre
Rectángulos
Borrador de Color
Relleno con Color
Seleccionar Color
Ampliación
Lápiz
Pincel
Aerografo
Texto
Linea
Curva
Rectángulos
Polígonos
Elipse
Conclusión: Esta actividad me permitió conocer mas a fondo cada uno de los programas de microsoft, y me va a permitir en un futuro tener un mejor uso de ellos.
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